1、资料员收集工程资料必须及时并必须保持与实际施工进度同步；
2、工程建设资料管理必须纳入项目管理的程序中，资料员应参加现场协调会、项目管理人员工作会议等，及时掌握施工管理信息、便于对资料的管理和监控，并及时汇报项目经理；
3、资料员对收集到的资料应认真审核，不符合规定的，应及时予以修改或重做；
4、对分包单位必须提供的施工技术资料，从项目经理、技术主管到资料员应严格把关，所提供的资料不符合要求的，不予结算工程款(包括对供货单位)；
5、资料员对收集到的资料应及时整理、立卷与归档；
6、对于额外增加的签证项目一定要及时跟进保留原始凭据及照片等资料；
7、负责工地工程量的核算,竣工图的编制及供应商进度款的申报；
8、领导安排的其它所需工作。